El Encargado del Almacén de compras le entrega al Encargado de la Propiedad una copia según el sistema en línea de la orden de compra y una copia de la factura del equipo recibido.

El Encargado de la Propiedad procede a llenar un formulario de inventario de equipo (Apéndice A). Este formulario debe contener la siguiente información:

Luego de haberse marcado el equipo, el Encargado de la Propiedad entra la información al sistema en línea a través de la pantalla de entrada de datos (Apéndice B).

Una vez entrada la información en el sistema se imprime una copia según sistema. Este documento en conjunto con el formulario de inventario de equipo, la copia de orden de compra, se archivan en los expedientes del Registro de la Propiedad.

La oficina que adquiere el equipo notificará al Encargado de la Propiedad que pase a registrarlo.

El Encargado de la Propiedad pedirá a la oficina copia de la orden de compra y de la factura igual que en el paso 1 de la sección I.

Luego seguirá los pasos del 2 al 4 de la sección I.

Será entrado al sistema en línea, todo equipo cuyo costo es igual o mayor de $100.00.

Será considerado un equipo como capitalizable si su costo es igual o mayor de $500.00.

El departamento u oficina que tiene originalmente el equipo llenará un formulario de trámite de equipo (Apéndice E) y lo enviará al Encargado de la Propiedad. Este formulario deberá contener la siguiente información:

En el caso de aquellas oficinas que respondan a decanos y el equipo es transferido a otro departamento que no esta adscrito al colegio, el referido documento deberá tener la aprobación del decano en propiedad.

En el caso de las oficinas que respondan a propuestas federales, deberán tener la aprobación del director de las mismas.

Luego se procede a llevar el equipo a la oficina que fue transferido y se hace la reclasificación en el sistema en línea utilizando la pantalla de entrada de datos (Apéndice B).

El departamento u oficina completa el formulario de tramite de equipo (Apéndice E) y lo entrega al Encargado de la Propiedad. Si la oficina esta adscrita a un colegio, deberá tener el visto bueno del decano. En el caso de oficinas que respondan a propuestas federales, deberán tener la aprobación de los directores de las mismas.

Si el equipo es electrónico:

Toda institución que interese recibir en carácter de donación un equipo por parte de la Universidad, debe redactar una carta expresando la intención y que es lo que necesita.

El Encargado de la Propiedad verificará si dentro de los equipos que estén disponibles para donar existen los que el solicitante necesita.

De no tener equipos disponibles, el Encargado de la Propiedad llamará a la institución que solicita la donación y le indica que no tiene nada disponible.

La carta será archivada en el expediente de donaciones pendientes y se anotará en el formulario de organizaciones que necesitan equipo (Apéndice D).

Si existen equipos disponibles, se llenará un documento de trámite de equipo (Apéndice E) y se enviará con la carta de la institución la oficina de la Vicepresidencia de Finanzas para su aprobación.

Una vez aprobada, el Encargado de la Propiedad, llamará a la Institución para notificar de la aprobación de la donación y para que proceda a recogerlos.

Cuando recojan el equipo, el Encargado de la Propiedad, llenara un formulario de autorización (Apéndice F) para que la persona que recoja el equipo donado lo presente al oficial de seguridad al momento de salir. Una copia de este documento será enviada a la oficina de seguridad.

Cuando una oficina recibe un equipo en carácter de donación, notificará al Encargado de la Propiedad para que proceda a registrar el mismo.

El Encargado de la Propiedad procederá a registrarlo siguiendo los pasos de la parte II el procedimiento para registro de equipo. A diferencia del paso 2 de al sección II. El Encargado no solicitará este documento.

La persona interesada en comprar un equipo, debe llenar la Primera parte (solicitante) del formulario de venta de equipo usado (Apéndice H).

El Encargado de la Propiedad verificará si dentro de los equipos que estén disponibles para vender existen los que el solicitante necesita.

De no tener equipos disponibles, el Encargado de la Propiedad llamará a la persona para indicarle que no tiene nada disponible.

La solicitud será archivada en el expediente de solicitudes de compra de equipo usado pendientes.

Si el equipo solicitado existe, el Encargado de la Propiedad llenará la segunda parte del formulario de venta de equipo (Apéndice H). Este parte se completa buscando la información del equipo en cuestión en el sistema en línea (Apéndice B). El propósito es para determinar el precio a ser vendido el cual se rige por las siguientes normas:

En adición a esto, se imprimirá una copia de la pantalla de entrada de datos (Apéndice B).

Luego enviará estos documentos a la oficina de la Vicepresidencia de Finanzas para su aprobación.

Una Vez sea aprobada la venta de equipo, el Encargado de Propiedad notificará al solicitante que pase por su oficina para que recoja el formulario de venta y lo lleve a Tesorería para efectuar el pago.

Cuando regrese el solicitante a recoger el equipo, debe presentar un duplicado el recibo de Tesorería. El Encargado se quedará con el documento de venta de equipo y el recibo de Tesorería para archivarlos. Luego, llenará una autorización (Apéndice F) para que la presente al guardia de seguridad al salir. Una copia de este documento será enviada a la oficina de Seguridad.

Cuando una oficina se percata de que un equipo fue hurtado o desaparecido, debe notificar por escrito a la oficina de seguridad para que inicie una investigación al respecto. Además, deberá enviar una copia de esta carta al Encargado de la Propiedad para indicarle que tenga conocimiento de los hechos. La carta debe contener la siguiente información:

Una vez recibido estos documentos se llena el formulario de tramite de equipo (Apéndice E) y se envía con la carta a la oficina de la Vicepresidencia de Finanzas para su aprobación.

Una vez es aprobada se actualiza la información del equipo utilizando la pantalla de entrada de datos (Apéndice B).

Los documentos serán archivados.